REMBANG – Pemusnahan arsip dokumen Organisasi Perangkat Daerah (OPD) di Kabupaten Rembang, ditentukan dari hasil rekomendasi lembaga Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI). Hal itu disampaikan oleh Kepala Dinas Kearsipan Dan Perpustakaan (Dinarpus) Kabupaten Rembang, Achmad Sholchan, di lantai 4 Gedung Setda Rembang, baru-baru ini.
Kepala Dinarpus Rembang mengatakan umur arsip ditentukan jadwal retensi arsip yang diusulkan oleh satuan kerja masing-masing, setelah mendapat rekomendasi dari ANRI.
“Kami harus menerima rekomendasi dari ANRI. Misalnya, Dinas Pendidikan, ini untuk kenaikan gaji berkala guru ini berapa tahun. Di sana yang merekomendasikan. Meskipun atas usulan dinas terkait,” imbuhnya.
Ia menjelaskan arsip yang lama tidak terpakai, jika retensinya 10 tahun ke bawah boleh dimusnahkan oleh masing-masing OPD. Tapi untuk arsip dengan jadwal retensi 10 tahun ke atas, instansinya selaku lembaga kearsipan daerah yang berhak memusnahkan. Dengan catatan sudah mendapat rekomendasi dari Sekretaris Daerah.
Untuk pemusnahan arsip menurut Sholchan melibatkan saksi-saksi dari lintas sektor, seperti Inspektorat dan Bagian Organisasi Kepegawaian. Kalau skala kecil, bisa dimusnahkan sendiri oleh tim di Rembang. Namun ketika jumlahnya banyak, akan menggandeng pihak ketiga, semisal PT. Pura Kudus.
Sholchan menerangkan sistem pemusnahan dengan cara dicacah, sehingga tidak lagi bisa dibaca atau bahkan disalahgunakan oleh pihak lain. Manakala sudah dalam bentuk kertas yang dicacah, baru bisa dijual.
Mantan Sekretaris Dinas Pendidikan, Pemuda dan Olahraga (Dindikpora) Rembang mempersilakan bagi OPD yang tidak mempunyai tempat penyimpanan arsip, bisa dititipkan ke ruang penyimpanan di dinasnya. Meski dari sisi luas bangunan kurang, namun saat ini masih mampu untuk menampung dokumen-dokumen penting.(Masudi/CBFM)
